O que é a gestão de mudanças de TI?

À medida que as tecnologias avançam, os mercados se adaptam e os negócios crescem, as infraestruturas de TI precisam evoluir para atender às novas necessidades. No entanto, implementar mudanças nos sistemas internos de uma empresa pode ser difícil, arriscado e demorado. As mudanças de TI podem afetar diretamente a produtividade e o engajamento dos funcionários que dependem da tecnologia da empresa. Independentemente de a mudança ser a adição de uma nova impressora ou a implementação de uma nova tecnologia em toda a organização, práticas adequadas de documentação, aprovação e implementação são essenciais.

O gerenciamento de mudanças de TI é o processo de solicitar, avaliar, autorizar, implementar e revisar mudanças no ambiente de TI de uma organização. Inclui a documentação detalhada e a criação de um conjunto padronizado de processos para garantir uma transição suave e eficaz.

O gerenciamento de mudanças de TI deve ser aplicado sempre que uma modificação significativa no sistema de TI for necessária, seja uma atualização de software, a implementação de novos equipamentos ou mudanças de infraestrutura que possam afetar a operação diária.

O gerenciamento de mudanças de TI é importante porque ajuda a garantir que as mudanças no ambiente de TI sejam realizadas de forma organizada e controlada, minimizando riscos e interrupções. Ele oferece mais controle sobre as mudanças implementadas, permitindo uma administração eficaz em cada etapa do processo e ajudando a promover a melhoria contínua dentro da organização.

O gerenciamento de mudanças de TI é realizado mediante um processo estruturado que inclui as seguintes etapas:

• Solicitação de Mudança:

  Coleta de informações básicas da mudança.

• Revisão da Solicitação de Mudança:

  Validação da precisão e viabilidade da mudança solicitada.

• Planejamento da Mudança:

  Documentação de detalhes como impactos, planos de implementação, planos de reversão e tempo de inatividade associado.

• Aprovação da Mudança:

  Revisão e aprovação pelo CCM e pelo gerente de mudanças.

• Implementação da Mudança:

  Programação, atribuições e delegação de tarefas relacionadas.

• Revisão da Mudança:

  Avaliação pós-implementação para determinar o sucesso da mudança.

• Fechamento da Mudança:

  Registro da mudança implementada como bem-sucedida, com falha ou incompleta.

O gerenciamento de mudanças de TI concilia o melhor dos dois mundos, fornecendo um caminho definido para que as empresas implementem mudanças vitais, minimizando simultaneamente as interrupções resultantes do serviço. Ele ajuda as organizações a:

• Priorizar mudanças e alocar recursos.

• Coletar informações relevantes e organizá-las em documentos fáceis de entender.

• Implementar testes confiáveis e verificação de mudanças propostas.

• Estabelecer uma estrutura definitiva para gerenciar processos de mudança.

• Criar canais de comunicação entre as partes interessadas necessárias.

• Estabelecer processos de aprovação eficazes.

• Simplificar o processo de mudança, reduzindo significativamente o tempo de inatividade do serviço e entregando valor aos usuários finais mais rapidamente.

A Biblioteca de Infraestrutura de TI (ITIL)

A ITIL é uma estrutura para padronizar o ciclo de vida dos serviços de TI em uma organização. A ITIL melhora a eficiência e a previsibilidade da seleção, entrega, gerenciamento e manutenção dos serviços de TI. No gerenciamento de mudanças de TI, a ITIL categoriza as mudanças em três grupos:

• Mudanças Padrão:

  Mudanças de baixo risco que seguem um procedimento estabelecido e são pré-autorizadas. Exemplos incluem patches de software e atualizações de hardware.

• Mudanças de Emergência:

  Mudanças inesperadas que devem ser implementadas imediatamente para mitigar efeitos negativos de uma situação emergente, como um ataque DDoS.

• Mudanças Normais:

  Quaisquer mudanças que não sejam padrões ou de emergência. São categorizadas como secundárias, significativas ou principais, dependendo do risco envolvido.

Funções e responsabilidades no gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças de TI impacta praticamente todas as partes de uma organização. Portanto, pode ser difícil definir claramente as funções e responsabilidades associadas. No entanto, muitas empresas incluem as seguintes funções em suas iniciativas de gerenciamento de mudanças:

• Proprietário da Mudança:

  Supervisiona e assume a responsabilidade por todo o processo de gerenciamento de mudanças.

• Gerente de Mudanças:

  Coordena equipes e partes interessadas, toma decisões finais para aprovar ou rejeitar as mudanças propostas e direciona a implementação das mudanças aprovadas.

• Iniciador da Mudança:

  Propõe mudanças, coleta e organiza detalhes relevantes e cria planos para a implementação de mudanças.

• Comitê Consultivo de Mudança (CCM):

  Analisa e avalia as mudanças propostas e fornece recomendações que o gerente de mudanças pode aproveitar ao fazer aprovações.

• Desenvolvedor de Software:

  Muitas vezes assume a função de “iniciador da mudança”; os desenvolvedores de software estão diretamente envolvidos na maioria das mudanças de TI.

O gerenciamento de mudanças oferece várias vantagens significativas:

• Redução de Colisões de Mudanças:

  Menor conflito de recursos.

• Implementação Eficaz de Mudanças:

  Menor impacto negativo em outras operações.

• Menos Mudanças com Falha:

  Devido à documentação detalhada e a processos eficazes de revisão e avaliação.

• Classificação Precisa de Mudanças:

  Integração de processos de mudança em toda a organização.

• Automação Aprimorada:

  Simplificação de processos e liberação de equipes para tarefas vitais.

• Habilitação de Resultados de Negócios:

  Alinhamento com a ITIL e integração de conceitos de DevOps.

Para garantir os melhores resultados possíveis, as organizações devem abordar o gerenciamento de mudanças usando as seguintes práticas recomendadas:

• Categorizar as mudanças e criar processos específicos: permite uma abordagem eficiente.

• Entender os riscos e as regulamentações: evita problemas desnecessários.

• Delegar funções e responsabilidades: permite foco no panorama.

• Documentar propostas de mudança: facilita a priorização e revisão.

• Executar análise de risco e impacto: fornece informações claras para aprovação.

• Automatizar sempre que possível: simplifica o processo.

• Aproveitar modelos reutilizáveis de processos de mudanças: padroniza solicitações de mudança.

• Normalizar a mudança: promove uma mudança cultural e processual.

• Selecionar uma estrutura que atenda à necessidade de negócio: facilita o gerenciamento eficaz.

• Manter as partes interessadas informadas: evita problemas e incentiva o suporte contínuo.

Para saber mais sobre como o Requestia ITSM pode ajudar na implementação eficaz do gerenciamento de mudanças de TI, entre em contato com nossos especialistas.